Denk na over de gelegenheid van het feest. Elk type feest - zoals een verjaardag, jubileum, huwelijksfeest, housewarming, kinderfeestje, of bedrijfsfeest - heeft een eigen aanpak nodig. De omvang van het feest speelt ook een rol; een feest voor 1000 personen vraagt om een andere organisatie dan een intieme bijeenkomst voor 20 gasten.
Datum en tijd bepalen
Kies een datum en tijdstip voor het feest. Dit kan een specifieke datum zijn die voor jou belangrijk is, zoals een verjaardag of een laatste werkdag. Als je flexibel bent, probeer dan een datum te kiezen die voor zoveel mogelijk gasten haalbaar is. Weekenden zijn vaak geschikt omdat mensen vrij zijn. Overweeg ook of je het feest direct na werktijd wilt geven als je collega's wilt uitnodigen. Denk aan de aanwezigheid van kinderen en vermijd late tijdstippen. Houd rekening met feestdagen en andere grote evenementen bij het kiezen van een datum.
Budget vaststellen
Het beschikbare budget bepaalt veel van je keuzes. Bij een beperkt budget kun je minder gasten uitnodigen, de aankleding eenvoudig houden, en op zoek gaan naar goedkopere opties voor eten, drinken en locatie. Stel een maximumbedrag vast om binnen te blijven.
Begroting maken
Maak een lijst van al je wensen en schat de kosten in. Stel een begroting op en kijk of deze binnen je budget past. Als de kosten hoger zijn dan je budget, overweeg dan om bepaalde wensen te schrappen of goedkopere alternatieven te vinden. Zelf dingen regelen of maken kan ook kosten besparen.
Professionele hulp
Overweeg professionele hulp als de organisatie te veel is om alleen te doen. Vraag hulp van familie of vrienden, of huur een professionele eventplanner in. Een eventplanner kan veel werk uit handen nemen, maar brengt vaak hogere kosten met zich mee.
Gastenlijst maken
Beslis hoeveel en welke gasten je wilt uitnodigen. Houd rekening met de leeftijd van de gasten en of kinderen welkom zijn. Hoe meer gasten, hoe hoger de kosten. Help gasten die van ver komen met het regelen van een overnachting indien nodig.
Locatie kiezen
De locatie is cruciaal voor een feest. Kies een geschikte plaats op basis van het type feest en het aantal genodigden. Overweeg of het feest binnen of buiten plaatsvindt, of er gedanst zal worden en hoeveel ruimte je nodig hebt. Thuis een feest geven is kostenefficiënt maar vereist meer eigen inzet. Een externe locatie biedt vaak meer gemak, maar kan kosten met zich meebrengen.
Draaiboek maken
Stel een gedetailleerd schema op van alle activiteiten en taken voor, tijdens en na het feest. Dit helpt bij het overzicht en de planning. Deel het draaiboek met iedereen die helpt bij de organisatie.
Dresscode bepalen
Geef aan of er een dresscode is, zodat gasten weten hoe ze zich moeten kleden.
Mogelijke dresscodes zijn:
- Casual
- Smart casual
- Stadskledij
- Cocktail
- Black tie
- White tie
Vermeld de dresscode op de uitnodiging.
Cadeausuggesties
Geef cadeausuggesties op de uitnodiging. Een afbeelding van een envelopje duidt op een geldcadeau.
Uitnodigingen maken
Stuur uitnodigingen op een passende manier. Bij Poobies kun je zelf uitnodigingen ontwerpen of kant-en-klare uitnodigingen bestellen. Zorg dat de uitnodiging de volgende informatie bevat:
- Gelegenheid
- Datum en tijd
- Locatie
- Cadeausuggestie
- Deadline voor RSVP
- Verstuur de uitnodigingen minimaal vier weken voor het feest.
- Bedank de gasten na het feest met een bedankkaartje, bij voorkeur in dezelfde stijl als de uitnodiging.
Catering / eten en drinken
Beslis wat voor catering je wilt: alleen drankjes, hapjes of een volledig diner? Houd rekening met speciale wensen van gasten zoals allergieën of diëten. Zorg voor voldoende glazen, servies en bestek als je het feest thuis organiseert. Informeer bij de bakker of patisserie voor taart of gebak en plan eventueel een proeverij.
Animatie
Boek entertainment, zoals een DJ, zanger, acteur, clown of entertainer, ruim van tevoren.
Vooral in het weekend zijn deze personen snel volgeboekt.